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SCENARIO 06·人事·審査・照合、標準化業務

毎月の残業締めでは、申請と打刻記録を1件ずつ照合する必要があります

月末の残業締めでは、人事担当者が残業申請を1件ずつ打刻記録と照合し、時間帯と時間数の一致を確認してから部門別の残業統計を作成し、管理職と給与計算担当へ渡します。

申請したのに打刻がない、打刻時刻と申請時間帯が異なる、日を跨いで残業しているなど、不一致は頻繁に発生します。1件ずつ調査し、差異があれば管理職や従業員への確認も必要なため、従業員が多いほど月末の数日間に負荷が集中します。

ひと目でわかる

これまでのやり方

  1. 残業申請と打刻記録を出力
  2. 時間帯を1件ずつ照合
  3. 差異を確認し、管理職に照会
  4. 部門別の残業統計を集計

つまずく点

申請したのに打刻がない、申請終了時刻より早く退勤している、日を跨いで残業しているなど、すべて1件ずつ確認する必要があります。従業員が多いほど、月末締めの数日間に負荷が集中します。

AI Agent に任せた後

  1. 残業申請と打刻記録を出力
  2. 時間帯を1件ずつ照合
  3. 差異を確認し、管理職に照会人による承認
  4. 部門別の残業統計を集計

1件ごとの照合と統計集計は AI Agent が処理し、算入可能時間には計算式を付けます。差異を算入するかどうかは人事担当者と管理職が判断し、統計表も人事担当者が確認してから給与計算担当へ渡します。

01

これまでのやり方

  1. 01当月の残業申請と勤怠記録を出力する
  2. 02申請時間帯と実際の打刻時刻を1件ずつ照合する
  3. 03不一致項目を抽出し、管理職や従業員に確認する
  4. 04確認後の時間数を部門別の残業統計表に集計する
加班申請_2026-09.xlsxExcel
A1申請番号
申請番号従業員番号残業日申請開始申請終了申請時間数
OT-2609-005E23032026-09-0418:0020:002
OT-2609-008E23012026-09-0818:0021:003
OT-2609-011E23042026-09-1018:0020:002
OT-2609-012E23042026-09-1018:0020:002
≠OT-2609-019E23052026-09-1818:0020:002
≠OT-2609-021E23032026-09-2218:0021:003
≠（申請なし）
OT-2609-024E23012026-09-2519:0001:00（翌日）6
OT-2609-025E23062026-09-2918:0020:002
残業申請100%
出勤紀錄_2026-09.xlsxExcel
A1従業員番号
従業員番号日付出勤打刻退勤打刻
E23032026-09-0407:5419:52
E23012026-09-0807:5721:02
E23042026-09-1007:5520:12
（上段と同じ）
≠E23052026-09-1807:52
≠E23032026-09-2207:5819:40
≠E23062026-09-2207:5721:10
E23012026-09-2507:5601:08（翌日）
E23062026-09-2907:5920:04
勤怠記録100%
上図はイメージです。従業員は番号のみで示しています。この9行には、同じ従業員による同日・同時間帯の2件の申請、打刻漏れ、申請終了より80分早い退勤、残業したのに申請がないケースが含まれます。日跨ぎ残業は見かけ上異なりますが、ルールに従って計算すると一致します。実際には毎月数百件を同じように照合します。
02

AI Agent に任せた後

  1. 01
    すること申請と打刻を1件ずつ対応付ける
    基準従業員番号と日付を使い、各残業申請を当日の退勤打刻に対応付けます。日を跨ぐ場合は、翌日の時刻を同日の続きとして計算します
    成果物各申請に対応する打刻時刻
  2. 02
    すること照合ルールに従って分類する
    基準退勤打刻が申請終了より15分以上早くなければ一致、15分以上早ければ差異とします。差異の場合は打刻を基に30分単位で算入可能時間を計算し、要確認として記録します。申請があるのに打刻がない場合と、打刻があるのに申請がない場合は欠落とします。同じ従業員について同日・同時間帯に2件以上の申請がある場合は、すべて重複申請とし、どの申請を算入するかは人が判断します
    成果物一致、差異、欠落、重複申請の4分類。一致以外は1件ずつ理由を明記
  3. 03
    すること部門別の残業統計を集計する
    基準「一致」の時間数のみを合計し、要確認は件数を別に記載します。算入可能時間を計算済みの場合も、確認前には合計へ含めません。算入可能時間には計算式を付け、人事担当者が直接検算できるようにします
    成果物部門別残業統計表と照合 Excel
  4. 04
    すること人事担当者へ確認を依頼する
    基準差異、欠落、重複申請を算入するかどうかは、人事担当者と部門責任者が判断し、確認後に時間数を合計へ反映します
    成果物人事担当者が確認した統計のみを給与計算担当へ渡す
人による承認
第3段階は人が担当します。差異、欠落、重複申請を算入するかどうかは、人事担当者と部門責任者が判断します。AI Agent が集計した統計も人事担当者が確認してから給与計算担当へ渡します。
使用するプラットフォーム機能
スキル、連携

審査・照合業務では、明確な照合基準を設定し、出力は差異と例外に限定したうえで、最後に業務を熟知する担当者が確認することを推奨します。AI による差異判定をそのまま承認結果として扱わないことが重要です。時間数を集計する際も、各明細に申請時刻、打刻時刻、算入可能時間の計算方法を記載し、人事担当者が直接検算できるようにします。

画面は繁体字中国語版のものです。

01申請と打刻記録をアップロード

EgentWrX の対話画面。担当者が9月の残業申請と勤怠打刻記録をアップロードし、指示に6つの照合ルールと出力する2つの表を記載しています。
  1. 1残業申請と勤怠打刻の2つの記録をまとめてアップロードします。
  2. 2申請終了より15分を超えて早く退勤した場合は差異とし、打刻を基に30分単位で算入可能時間を計算します。
  3. 3日跨ぎ残業は、翌日の時刻を同日の続きとして計算します。

02実行プロセス

EgentWrX の実行画面。AI Agent が残業申請と勤怠記録を個別に分析し、1件ずつ照合・計算した後、残業照合と部門別統計のスプレッドシートを出力しています。
  1. 1残業申請と勤怠記録を個別に読み込み、分析します。
  2. 2ルールに従って1件ずつ照合し、各明細の算入可能時間を計算します。
  3. 3残業照合と部門別統計のスプレッドシートを出力します。

03確認が必要な5件

EgentWrX の表形式画面。一致以外の5件として、同じ従業員による同日・同時間帯の2件の申請、退勤打刻がない1件、申請終了より80分早い退勤1件、21:10まで打刻があるのに申請がない1件を表示しています。
  1. 1同じ従業員による同日・同時間帯の2件の申請を両方とも重複申請とし、どちらを算入するかは人が判断します。
  2. 2申請終了より1時間20分早く退勤しており、打刻に基づく算入可能時間は1.5時間です。計算式は説明欄に記載します。
  3. 321:10まで打刻があるのに残業申請がないため、欠落として扱います。

04部門別統計と日跨ぎの説明

EgentWrX の結果画面。日跨ぎ残業を連続した時間として計算して一致と判定し、部門別統計では一致した時間数のみを合計しています。要確認件数は別に記載し、照合 Excel も添付しています。
  1. 1日跨ぎ残業を連続した時間として計算し、一致と判定して6時間を算入します。
  2. 2部門別統計では「一致」の時間数のみを合計し、要確認は件数を別に記載します。
  3. 3要確認の5件は合計に含めず、人事担当者の確認後に反映します。
03

数値

残業明細の照合で月9～20時間、残業集計で月6～15時間の削減を見込んでいます

9–20時間残業明細照合の月間削減見込み
6–15時間残業集計の月間削減見込み

出典：Intellicon Solutionsが支援する自動車部品メーカー1社（社名非公開）

04

よくある質問

会社ごとに残業ルールが異なりますが、AI Agent はどのように判断しますか？
まず、打刻時刻と申請時間帯の許容差や日跨ぎの計算方法など、社内の照合ルールを明確にし、照合基準として AI SOP に記載します。AI Agent はそのルールに従って照合します。基準が明確であるほど、抽出される差異の信頼性も高まります。
AI Agent で残業代まで直接計算できますか？
できません。このプロセスでは残業時間の集計までを行います。各明細には申請時刻と打刻時刻を記載するため、人事担当者が直接検算できます。残業代は社内規定に従って給与計算担当が処理し、統計表も人事担当者が確認してから次の工程へ渡します。
勤怠システムとの連携は必須ですか？
必ずしも必要ではありません。このプロセスでは、勤怠システムの打刻記録と残業申請を照合基準とします。SQL MCP Serverとの連携により、AI Agentがリアルタイムデータを直接照会できるようにすることを推奨します。未連携の場合でも、上記の例のように、まずシステムからエクスポートしたファイルを使用して実行できます。接続方法は、貴社で使用している勤怠・人事システムと導入環境に応じて検討する必要があります。まずは無料相談をご予約いただけます。

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