← 返回 AI Agent 應用場景

SCENARIO 20·人資·職責盤點

問同仁「希望 AI 幫你做什麼」，收回來的多半是空白或一句「提升效率」

導入 AI 的第一步常是發一張需求盤點表，請各部門寫下希望 AI 做什麼，但填的人得先懂 AI 能做什麼，這對還沒用過 AI 的人並不容易。

經營層想知道的是 AI 該先投在哪裡、能省多少，人資與導入團隊手上卻只有一疊寫著「採購管理」「品質管理」的回覆，排不出優先順序。

一眼看懂

原本怎麼做

  1. 發表問「希望 AI 做什麼」
  2. 收回職能名稱或空白
  3. 挑看起來最快有成果的先做
  4. 主管決定首批任務

卡在哪裡

收回來的多是「採購管理」這類職能名稱，排不出優先順序，只能挑最容易量化的事先做，真正耗工時的職責反而沒被盤點到。

交給 AI Agent 之後

  1. 發表問「希望 AI 做什麼」
  2. 收回職能名稱或空白
  3. 挑看起來最快有成果的先做
  4. 主管決定首批任務人工核准

改問同仁平常在做什麼，換算每月工時、依 TURBO 法則標出適合先做的職責交給 AI Agent 處理，哪些先做、哪些不交給 AI，由部門主管與導入團隊決定。

01

原本怎麼做

  1. 01發需求盤點表，請各部門寫下希望 AI 幫忙做什麼
  2. 02收回的多是職能名稱或籠統的期待
  3. 03導入團隊只能挑最容易量化、看起來最快有成果的事先做
  4. 04真正耗工時的職責，反而沒被盤點到
AI 需求調查_回收彙整.xlsxExcel
A1範例機械：導入 AI 需求調查　回收彙整
範例機械：導入 AI 需求調查　回收彙整
調查題目：請寫下希望 AI 幫你做什麼
部門希望 AI 幫忙做什麼
採購部採購管理
採購部回覆供應商
品保部品質管理
財務部幫我看發票
業務部有人問價格可以自動回
管理部整理週報
生產部（空白）
回收彙整100%
以上為示意。問「希望 AI 幫忙做什麼」，收回來的有採購管理、品質管理這類職能名稱，也有「幫我看發票」「整理週報」這種看起來具體的回覆，但都沒寫要處理哪一份資料、產出什麼、多久做一次，有的部門乾脆交回空白，導入團隊排不出優先順序。
02

交給 AI Agent 處理後

  1. 01
    做什麼換算每月工時
    依據的標準每月次數 × 單次耗時 × 使用人數；每日算 22 次、每週 4 次、每月 1 次、每季 1/3 次，耗時不是分鐘的先換算並標出來
    產出每一項職責的每月工時
  2. 02
    做什麼依 TURBO 法則標示
    依據的標準五個判準各看一項：耗時達到公司定好的門檻（T）、使用人數夠多（U）、每週一次以上（R）、有人能覆核（B）、步驟明確容易拆解（O），寫出符合的字母
    產出依符合項數排序的職責清單
  3. 03
    做什麼列出要補正的資料
    依據的標準只寫職能名稱、看不出輸入與產出的，或頻率、耗時沒填的，先不計算工時、不排序，列進補正清單；兩個人填了同樣內容的照常計算，只標示疑似重複，也不自己改寫或合併
    產出補正清單與部門彙總
  4. 04
    做什麼交給部門主管與導入團隊
    依據的標準只看部門彙總，不依填表人排名或比較個人；最後提醒部門主管與導入團隊一起檢視導入進度，哪些職責先做由他們決定
    產出部門主管與導入團隊決定首批任務
人工核准
首批任務留給部門主管與導入團隊決定，哪些職責先做、哪些不交給 AI 由他們判斷，AI Agent 負責整理與初步標示，不替人排優先順序。
用到的平台模組
技能

我們的建議是，職責內容要寫出能區分輸入與產出的動作，不要只寫職能名稱，而初期要優先選擇規則清楚、輸入輸出固定、錯誤看得出來的任務；TURBO 就是挑選首批任務的五個判準：耗時、使用人數多、高頻、有人能覆核、流程容易拆解。

01上傳職責盤點表與指令

EgentWrX 對話畫面：同仁上傳採購部的職責盤點表，指令寫明每月工時的換算方式、TURBO 五個判準的門檻，要補正的資料先不排序也不改寫。
  1. 1上傳採購部的職責盤點表。
  2. 2指令寫明每月工時的換算方式。
  3. 3TURBO 五個判準各有具體的門檻。
  4. 4要補正的資料先不排序，也不自己改寫或合併。

02執行過程

EgentWrX 執行畫面：AI Agent 讀取職責盤點表，依項次讀出整張表，欄位包含職責內容、頻率、耗時、人數、有沒有人能覆核與步驟是否明確。
  1. 1讀取盤點表，一共 3 個步驟。
  2. 2依項次讀出整張盤點表。
  3. 3欄位包含職責內容、頻率、耗時、人數、有人能覆核與步驟是否明確。

03職責清單

EgentWrX 結果畫面：職責清單依符合 TURBO 的項數排序，列出每月工時與符合的字母，並在備註標出換算與疑似重複。
  1. 1符合五項的三項職責排在最前面，可以當作首批任務的候選。
  2. 2回覆供應商詢問每月 22 小時，但沒有人覆核、步驟也不明確，只符合三項。
  3. 3耗時填「2小時」的先換算成 120 分鐘。
  4. 4兩人填了同一件事，標示疑似重複，但不自行合併。

04資料需要補正的地方

EgentWrX 結果畫面：補正清單列出只寫職能名稱、頻率沒填與疑似重複的項目，最後寫出可計算的項數與每月總工時。
  1. 1只寫職能名稱的兩項不算工時，請填表人補正。
  2. 2頻率沒填的一項，無法換算每月工時。
  3. 3疑似重複的照常計算，只做標示。
  4. 4可計算 27 項，每月總工時 223.42 小時。

這一題沒有客戶數字，以上是一般作業的說明。

03

常見問題

為什麼不直接問同仁希望 AI 做什麼？
因為那要求填表的人先懂 AI 能做什麼，再把工作拆到可以交付的程度，改問平常在做什麼，每個人都能從每天、每週、每月固定發生的工作開始列，AI 能不能做則留到下一步判斷。
同仁擔心填了耗時會被拿來考核，怎麼辦？
先講清楚用途與權限，盤點表只用來估算任務價值、建立基準，不做個人排名，原始資料只給部門主管與導入團隊看，經營會議只看部門彙總；耗時真的難估，可以先盤點頻率與步驟。
盤點完、首批任務上線之後，下一步要做什麼？
請部門主管與導入團隊一起檢視導入進度，確認首批任務已經穩定運作、有指定的維護者，例外也都有人處理，再從同一份盤點清單挑出下一批任務，這樣擴大範圍時，每一步都有前一批的經驗可以參考。

瞭解更多

30 分鐘，一起盤點哪些工作適合先交給 AI

想讓每位同仁都有自己的 AI 分身？

顧問會盡快與您聯繫。