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SCENARIO 19·財務·標準化作業
每一筆請款金額，都要照規則手算一次再檢查一次
請款之前，財務要依既定的規則把金額算出來，整理數量與單價、套用約定的條件，算出這一次該請的金額，再附上計算明細。
規則固定，但每一筆都要重算，算完還要再檢查一次，而數字一錯，就要跟對方來回確認，帳也要重新核對，這類計算真正麻煩的地方，在於重複到讓人容易鬆懈。
一眼看懂
原本怎麼做
- 整理數量與單價
- 依約定條件在 Excel 計算
- 附明細，自己再檢查一次
- 確認後送出請款
卡在哪裡
規則固定，但每一筆都要重算、算完還要再檢查一次，重複到讓人容易鬆懈，而數字一錯，就要跟對方來回確認，帳也要重新核對。
交給 AI Agent 之後
- 整理數量與單價
- 依約定條件在 Excel 計算
- 附明細，自己再檢查一次
- 確認後送出請款人工核准
依規則整理數量、單價與條件、產出計算明細交給 AI Agent 處理，每一筆金額都附上算式，不符規則的項目單獨標出，財務確認之後請款才送出。
原本怎麼做
- 01整理這一次請款涉及的數量與單價
- 02依約定的條件，在 Excel 裡計算請款金額
- 03附上計算明細，自己再檢查一次
- 04確認後送出請款
範例精密扣件
對範例機械請款規則
- 單號
- EX-SC-2026-003
| 條 | 項目 | 規則 |
|---|---|---|
| 1 | 請款期間 | 每月請款一次，以當月 1 日至月底「客戶驗收日期」落在期間內的出貨為限 |
| !2 | 驗收單號 | 每一筆出貨都必須有客戶驗收單號才能請款；沒有驗收單號的，本期不得請款，待客戶補發後列入下期 |
| 3 | 請款數量 | 以驗收數量扣除退貨數量計算 |
| 4 | 單價 | 依附表的合約單價，新台幣元，未稅 |
| !5 | 數量折扣 | 同一料號當月請款數量累計達 10,000 件（含）以上，該料號當月金額打 98 折；累計數量以扣除退貨後的數量計算 |
| 6 | 金額計算 | 每筆金額＝請款數量 × 單價，四捨五入到元；營業稅 5%，以折扣後的未稅合計計算，四捨五入到元 |
| 7 | 計算明細 | 請款單須附逐筆計算明細與料號小計，供客戶核對 |
附表 合約單價（新台幣元，未稅）
| 料號 | 品名 | 單價（元） |
|---|---|---|
| HB-M8-30 | 內六角螺栓 M8×30 | 2.85 |
| HB-M10-40 | 內六角螺栓 M10×40 | 4.60 |
| NT-M8 | 六角螺帽 M8 | 0.62 |
| FW-M8 | 平墊圈 M8 | 0.28 |
| FB-M10-30 | 法蘭螺栓 M10×30 | 3.65 |
| TR-M10-1000 | 全牙螺桿 M10×1000 | 38.00 |
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ERP銷售 › 出貨與驗收
出貨與驗收明細
客戶範例機械出貨日期2026-09-01 至 2026-09-30料號HB-M8-30、NT-M8、FW-M8、TR-M10-1000排序出貨單號
| 出貨單號 | 出貨日期 | 料號 | 客戶驗收單號 | 驗收日期 | 驗收數量 | 退貨數量 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DN-2609-001 | 2026-09-02 | HB-M8-30 | RC-2609201 | 2026-09-03 | 4,000 | 0 |
| DN-2609-002 | 2026-09-02 | NT-M8 | RC-2609202 | 2026-09-03 | 5,000 | 0 |
| DN-2609-003 | 2026-09-04 | FW-M8 | RC-2609203 | 2026-09-05 | 6,000 | 0 |
| DN-2609-005 | 2026-09-09 | HB-M8-30 | RC-2609205 | 2026-09-10 | 3,000 | 0 |
| !DN-2609-006 | 2026-09-10 | NT-M8 | RC-2609206 | 2026-09-11 | 5,200 | 500 |
| DN-2609-008 | 2026-09-15 | TR-M10-1000 | RC-2609208 | 2026-09-16 | 200 | 0 |
| !DN-2609-009 | 2026-09-16 | HB-M8-30 | RC-2609209 | 2026-09-17 | 3,000 | 0 |
| ≠DN-2609-010 | 2026-09-17 | FW-M8 | （空白） | （空白） | 5,000 | 0 |
| DN-2609-013 | 2026-09-24 | FW-M8 | RC-2609213 | 2026-09-25 | 3,900 | 0 |
| ≠DN-2609-014 | 2026-09-29 | TR-M10-1000 | RC-2610001 | 2026-10-01 | 150 | 0 |
| DN-2609-015 | 2026-09-26 | NT-M8 | RC-2609215 | 2026-09-28 | 200 | 0 |
共 11 筆第 1 頁，共 1 頁
交給 AI Agent 處理後
做什麼依據的標準產出
- 01做什麼逐筆檢查是否符合規則依據的標準驗收日期要在當月、每一筆都要有驗收單號；不符合的單獨列出，寫明違反第幾條、建議列入哪一期，不算進本期金額產出可請款明細與不符規則清單
- 02做什麼計算每一筆金額依據的標準請款數量＝驗收數量－退貨數量，金額＝請款數量 × 合約單價，四捨五入到元，每一筆都寫出算式產出逐筆計算明細
- 03做什麼依料號套用數量折扣依據的標準同一料號當月累計數量（扣掉退貨、排除不符規則的出貨之後）達到門檻才打折，折扣與稅額都寫出算式，可以直接驗算產出料號小計、折扣後未稅合計、稅額與總額
- 04做什麼交給財務確認依據的標準不符規則的那一筆要不要先跟對方確認，由財務決定產出財務確認計算明細之後，請款才送出
- 人工核准
- 第 4 步留給財務，AI Agent 依規則算出的每一筆金額都附上算式，財務可以直接驗算，計算結果經財務確認之後，請款才送出。
- 用到的平台模組
- 技能
這一題與發票核對、單據辨識與建檔作業是三件不同的事，發票核對拿發票去 ERP 勾稽驗收明細，單據辨識與建檔作業把單據資料輸入系統，這一題則依規則把請款金額算出來；我們的建議是不要把辨識、計算、核准一次全交給模型，拆開來做，每一段才看得清楚。
01上傳請款規則與出貨明細
- 1上傳請款規則與 9 月出貨明細。
- 2逐筆檢查驗收日期與驗收單號，不符合的單獨列出，不算進本期。
- 3請款數量等於驗收數量減掉退貨數量。
- 4每一筆金額都要寫出算式，折扣與稅額的算式也寫出來。
02執行過程
- 1讀取規則、分析出貨明細，一共 5 個步驟。
- 2帶入合約單價，四捨五入到元。
- 3計算只放符合規則的 13 筆，沒有驗收單號與 10 月驗收的兩筆先排除。
- 4同一料號累計達 10,000 件才打 98 折。
03料號小計與不符規則清單
- 1累計剛好 10,000 件，依規則「含」達到折扣，折扣 570 元。
- 2排除沒有驗收單號的那一筆之後是 9,900 件，不打折。
- 3沒有驗收單號的出貨依第 2 條不請款，要不要先向客戶確認由人決定。
- 4驗收日期在 10 月的出貨，依第 1 條列入 10 月。
04金額結算與算式
- 1折扣後未稅合計 65,985 元。
- 2含稅總額 69,284 元。
- 3營業稅先算到小數再四捨五入，算式寫在表格下方。
- 4列出需要人注意的兩點，要不要催補驗收單由人決定。
數字
常態化後每月節省估計 0.5 至 1 小時
0.5–1小時請款計算的每月節省估計，常態化後
資料來源：智慧方案輔導的一家汽車零組件製造商，不點名
常見問題
- 這一題跟發票核對、單據辨識與建檔作業有什麼不同？
- 差在各自負責的步驟，發票核對是拿發票去 ERP 勾稽驗收明細，單據辨識與建檔作業是把單據資料輸入系統，這一題則是依既定規則算出請款金額，三件事可以前後接起來，也可以單獨使用。
- 金額由 AI 算，會不會算錯？
- 有可能，所以每一筆金額都附上算式，財務可以直接驗算；而規則本身寫錯的話，算出來的金額也會跟著錯，因此請款規則要先由財務確認，計算明細確認之後請款才會送出。
- 每個對象的請款條件不同怎麼辦？
- 把各自的條件整理成規則寫進 AI SOP，計算時依對象套用，遇到規則沒涵蓋的情況，AI Agent 會標出來交給財務判斷，不會自行套用最接近的規則。
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