← 返回 AI Agent 應用場景

SCENARIO 17·採購·標準化作業

每家送來的包裝明細格式都不一樣，要一份份整理成同一張表

訂單的包裝明細進來，採購要把品項、數量、箱數與重量整理成公司固定的表格，對照訂單數量，交給後續收貨或出貨作業。

每一家的明細格式都不同，有的一箱一行，有的一個品項一行，單位也不一致，所以欄位對應要靠人一份份判斷，整理的時間不在打字，而在搞清楚這一份的欄位各代表什麼。

一眼看懂

原本怎麼做

  1. 收到各家包裝明細
  2. 看懂格式，找出欄位
  3. 整理進固定表格、換算單位
  4. 對照訂單數量，決定怎麼處理

卡在哪裡

每一家的格式都不同，有的一箱一行、有的一個品項一行，單位也不一致，整理的時間不在打字，而在搞清楚這一份的欄位各代表什麼。

交給 AI Agent 之後

  1. 收到各家包裝明細
  2. 看懂格式，找出欄位
  3. 整理進固定表格、換算單位
  4. 對照訂單數量，決定怎麼處理人工核准

看懂格式、擷取欄位、換算單位交給 AI Agent 處理，它也會先對照訂單數量、標出不符與缺漏，要不要追問供應商、怎麼處理，都由採購決定。

01

原本怎麼做

  1. 01收到訂單的包裝明細
  2. 02看懂這一份的格式，找出品項、數量、箱數與重量
  3. 03整理進公司固定的表格，換算單位
  4. 04對照訂單數量，確認沒有少箱或數量不符
包裝明細_範例精密扣件.xlsxExcel
A1PACKING LIST: 範例精密扣件
PACKING LIST: 範例精密扣件
PO No.: PO-2609-101
Ship Date: 2026-09-24
C/No.Part No.Qty (PCS)G.W. (kg)
1HB-M8-302,00035.2
2–8⋮⋮⋮
9HB-M8-302,00035.2
10NT-M85,00026.3
11–15⋮⋮⋮
16FW-M88,00019.2
17FW-M88,00019.2
18FW-M88,00019.2
19FW-M88,00019.2
TOTAL551.4
Packing List100%
出貨明細_範例鋼材.xlsxExcel
A1範例鋼材股份有限公司：出貨明細
範例鋼材股份有限公司：出貨明細
客戶：範例機械股份有限公司　　訂單編號：PO-2609-102
出貨日：2026-09-25　　車號：（略）
品名規格數量單位捆數重量（公噸）
S45C 圓棒 Ø50×6M38支43.515
SS400 鋼板 6t×1200×240025片53.391
合計96.906
出貨明細100%
PO-2609-103 出貨通知郵件
PO-2609-103 出貨通知
範例包材 出貨組2026-09-25
收件人
範例機械 採購
出貨
9/25 由貨運出貨
預計送達
9/26 下午送達貴公司倉庫，收貨時請協助點收
裝箱資訊
紙箱 A3 五層：500 個，綁成 10 包，約 85 公斤
!氣泡袋 30×40cm：120 打，裝 6 箱，約 36 公斤
信裡沒有提到封箱膠帶 48mm（採購單 60 捲）
以上為示意。三家的格式、單位各不相同，範例鋼材的重量用公噸、收貨表卻用公斤，要先加總箱數、把公噸換成公斤、把打換成個，才能跟另外三張採購單上的訂購數量對得起來；對過之後才發現一家少一箱又多一箱、一家少 2 支、一家漏了一項。範例精密扣件中間省略的箱改用說明列表示，原檔每一箱都有一列。
02

交給 AI Agent 處理後

  1. 01
    做什麼讀懂每一份的格式
    依據的標準一箱一列的依料號加總，一品項一列的直接擷取，信件內文照樣讀出品項與數量
    產出每家每個品項的到貨數量、箱數與重量
  2. 02
    做什麼整理成固定表格並換算單位
    依據的標準數量換算成採購單的單位（例如 1 打＝12 個），重量一律換算成公斤，換算寫出算式
    產出一張收貨表：採購單號、供應商、品項、訂購數量、到貨數量、箱數、重量
  3. 03
    做什麼對照訂單數量
    依據的標準逐項比對到貨數量與採購單的訂購數量，包裝明細沒有提到的品項也列出來
    產出數量不符與缺漏清單，每一項寫明訂購多少、到貨多少、差多少
  4. 04
    做什麼交給採購確認
    依據的標準只列出事實，不替採購回覆供應商，也不決定多出來的要不要收
    產出收貨對照表 Excel，採購確認之後，資料才交給收貨作業
人工核准
第 4 步留給採購，AI Agent 整理出來的是草稿，數量不符要不要追問、怎麼處理，都由採購決定。
用到的平台模組
技能

我們對標準化作業的建議是，輸入欄位固定、範本穩定、錯誤容易被看見，由 AI 先產草稿，人員確認後才送出，而同一類單據若有十幾種格式，第一階段先涵蓋出現頻率最高的幾種，其餘例外交由人員處理；我們在客戶現場最常看到的失敗原因，是沒有先盤點格式差異就開始做。

01上傳三家的出貨資料與指令

EgentWrX 對話畫面：同仁上傳三家供應商格式各不相同的出貨資料，包括英文裝箱單、中文出貨明細與信件內文，指令附上三張採購單的訂購數量，要求依料號加總並換算單位與重量。
  1. 1三家供應商、三種格式：英文裝箱單、中文出貨明細、信件內文。
  2. 2指令附上三張採購單的訂購數量。
  3. 3依料號加總、換算單位與重量，並寫出算式。

02執行過程

EgentWrX 執行畫面：AI Agent 分別讀取三份格式不同的出貨資料，從表頭開始讀取一箱一列的裝箱單，辨識出總計列避免重複加總，最後產生收貨對照表。
  1. 1三份檔分別讀取，每一份有自己的格式。
  2. 2從表頭那一列開始，讀取一箱一列的英文裝箱單。
  3. 3辨識出總計列，加總時排除，避免重複計算。
  4. 4最後產生收貨對照表 Excel。

03收貨表

EgentWrX 結果畫面：收貨表逐項列出訂購數量、到貨數量、箱數與重量，標出少到、多到、換算後相符與出貨通知沒寫的品項。
  1. 1到貨 9 箱、18,000 PCS，比訂購少 2,000。
  2. 2多出 2,000，要不要收由採購決定。
  3. 3氣泡袋 120 打換算成 1,440 個，與訂購相符。
  4. 4封箱膠帶出貨通知沒寫，列為缺漏。

04換算算式、不符清單與附記

EgentWrX 結果畫面：列出重量與數量的換算算式、四項數量不符或缺漏的清單，附記只寫事實不替採購判斷，並附上收貨對照表 Excel。
  1. 1鋼材重量從公噸換算成公斤，算式寫出來。
  2. 2四項數量不符或缺漏，逐項列出訂購、到貨與差額。
  3. 3附記只寫事實，不替採購判斷。
  4. 4收貨對照表 Excel 可以直接下載。
03

數字

每月節省估計 2 至 6 小時

2–6小時訂單包裝明細資料整理的每月節省估計

資料來源：智慧方案輔導的一家汽車零組件製造商，不點名

04

常見問題

每家的包裝明細格式都不同，AI Agent 讀得了嗎？
可以，但建議分階段處理，先涵蓋出現最頻繁的幾種格式，其餘交由人員處理，再逐步擴大範圍，而格式有改版時，也要一併更新 AI SOP。
數量和訂單不符時會怎樣？
AI Agent 會把不符或缺漏的項目標出來交給採購確認，不會自行修改數量，要不要向對方追問、怎麼處理，都由採購決定，確認後的資料才交給收貨或出貨作業。
整理好的資料可以直接輸入系統嗎？
可以。建議先輸出成固定格式的檔案，經採購確認後再匯入系統；流程穩定之後，要讓 AI Agent 直接對照採購單或輸入系統，建議串接 SQL MCP Server，讓它能查詢即時資料。連接方式要依貴公司使用的系統與部署架構評估，可以先預約免費諮詢。

瞭解更多

30 分鐘，一起盤點哪些工作適合先交給 AI

想讓每位同仁都有自己的 AI 分身？

顧問會盡快與您聯繫。