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SCENARIO 07·關務·標準化作業
每一票出口貨，報單要用的資料都得從出貨文件重新打一次
貨要出口，關務得把商業發票、裝箱單等出貨文件上的品名、數量、重量與金額，整理成報單申報要用的資料，交給報關作業。
資料其實都在文件上，工作量來自重新輸入與核對：同一個品項在不同文件上的寫法不一樣，數量和金額要前後對得起來，一票貨只要一個欄位錯了，就可能要補件或更正，所以出貨越頻繁，關務的時間就越被這件事綁住。
一眼看懂
原本怎麼做
- 收齊商業發票與裝箱單
- 逐欄打進申報格式
- 核對數量、重量與金額
- 確認後交給報關
卡在哪裡
同一個品項在兩份文件上的寫法不一樣，數量、重量和金額要前後對得起來，一票貨只要一個欄位錯了，就可能要補件或更正。
交給 AI Agent 之後
- 收齊商業發票與裝箱單
- 逐欄打進申報格式
- 核對數量、重量與金額
- 確認後交給報關人工核准
擷取欄位、整理成申報資料、核對兩份文件交給 AI Agent 處理，對不上或缺漏的欄位標出來，關務人員確認整份資料之後才交給報關作業。
原本怎麼做
- 01收齊這一票貨的商業發票、裝箱單等出貨文件
- 02逐欄把品名、數量、重量與金額打進申報用的格式
- 03回頭核對各文件之間的數量與金額是否一致
- 04確認無誤後，交給報關作業申報
A1Part No.
| Part No. | Description | Quantity | Amount (USD) |
|---|---|---|---|
| HB-M8-30 | CAP SCREW M8x30 | 20,000 | 1,840.00 |
| HB-M10-40 | CAP SCREW M10x40 | 15,000 | 2,220.00 |
| HX-M12-50 | HEX BOLT M12x50 | 8,000 | 2,040.00 |
| ≠HX-M16-60 | HEX BOLT M16x60 | 12,000 | 6,360.00 |
| NT-M10 | HEX NUT M10 | 40,000 | 1,240.00 |
| NT-M12 | HEX NUT M12 | 25,000 | 1,200.00 |
| FW-M10 | FLAT WASHER M10 | 50,000 | 600.00 |
| FB-M10-30 | FLG BOLT M10x30 | 15,000 | 1,770.00 |
| ≠SS-HX-M8-30 | SS BOLT M8x30 | 10,000 | 1,680.00 |
| TR-M10-1000 | THREADED ROD M10x1000 | 2,000 | 2,520.00 |
| ≠TOTAL | 21,407.00 |
Commercial Invoice100%
A1Part No.
| Part No. | Description | Quantity (PCS) | G.W. (kg) |
|---|---|---|---|
| HB-M8-30 | Cap Screw M8*30 | 20,000 | 352.0 |
| HB-M10-40 | Cap Screw M10*40 | 15,000 | 525.5 |
| HX-M12-50 | Hex Bolt M12*50 | 8,000 | 472.0 |
| ≠HX-M16-60 | Hex Bolt M16*60 | 10,000 | 1,300.0 |
| NT-M10 | Hex Nut M10 | 40,000 | 438.4 |
| NT-M12 | Hex Nut M12 | 25,000 | 404.0 |
| FW-M10 | Flat Washer M10 | 50,000 | 219.0 |
| FB-M10-30 | Flg Bolt M10*30 | 15,000 | 473.0 |
| ≠（沒有這一項） | |||
| TR-M10-1000 | Threaded Rod M10*1000 | 2,000 | 1,056.0 |
| ≠TOTAL | 5,249.9 | ||
Packing List100%
交給 AI Agent 處理後
做什麼依據的標準產出
- 01做什麼擷取兩份文件的欄位依據的標準讀出每一項的料號、品名、數量、重量與金額，品名寫法不同沒關係，料號相同就算同一項產出兩份文件的明細
- 02做什麼整理成申報資料依據的標準一個料號一列，金額用商業發票的數字，淨重與毛重用裝箱單的數字；兩份文件數量對不上的那一項，數量欄寫「待確認」，缺的欄位留空，不自己推算產出申報資料表
- 03做什麼比對並重新加總依據的標準逐項比對兩份文件的數量，再自己加總發票金額、裝箱單的箱數與重量，跟文件上寫的合計比較產出對不上與缺漏的清單，每一項寫明兩邊各寫多少、差多少，三項合計並列「文件上寫的」與「重新加總的」
- 04做什麼交給關務人員確認依據的標準數量對不上的，不自己決定採用哪一份，也不修改原始文件的數字，並列出交給報關行之前要先確認的事產出關務人員確認之後，資料才交給報關作業申報
- 人工核准
- 第 4 步留給關務人員，申報資料經關務人員確認之後才送出，AI Agent 產出的只是草稿，不會直接申報。
- 用到的平台模組
- 技能
報關文件製作是標準化作業的典型任務，容易成功的條件是輸入欄位固定、範本穩定、錯誤容易被看見，由 AI 先產出草稿，人員確認後才送出，而我們在客戶現場最常看到的失敗原因，是沒有先盤點各家文件的格式差異，或把辨識、計算、核准一次全交給模型。
01上傳出貨文件與指令
- 1上傳這票出口貨的商業發票與裝箱單。
- 2以料號對應兩份文件，品名寫法不同沒關係。
- 3對不上的列出來，有缺的欄位留空，不要推算。
- 4數量對不上時，不要自己決定採用哪一份。
02執行過程
- 1商業發票與裝箱單分別讀取、分析。
- 2自己重新計算發票金額與裝箱單的重量合計。
- 3整理成報單申報資料表。
03對不上或缺漏的地方
- 1同一料號發票寫 12,000、裝箱單寫 10,000，差 2,000 PCS，請與出貨單位確認。
- 2裝箱單漏列一整項，這一項的重量無法申報。
- 3裝箱單的毛重合計比逐項加總多了 10 kg。
- 4發票總金額 21,407 與加總的 21,470 不符，看起來是數字寫顛倒。
04三項合計與交件前確認
- 1三項合計各列「文件上寫的」與「重新加總的」。
- 2說明淨重與毛重不含漏列的那一項，實際重量會更高。
- 3交給報關行之前，建議先確認的兩件事。
- 4原始文件的數字沒有做任何修改。
數字
每月節省估計 15 至 40 小時
15–40小時出口報單申報資料電子化的每月節省估計
資料來源：智慧方案輔導的一家汽車零組件製造商，不點名
常見問題
- AI Agent 會直接幫我們申報嗎？
- 不會，AI Agent 只負責把出貨文件整理成申報用的資料，並列出對不上的欄位，資料由關務人員確認之後，才交給報關作業申報。
- 客戶與貨代給的文件格式都不一樣，怎麼辦？
- 先盤點文件的格式差異，同一類文件若有十幾種版本，第一階段先涵蓋出現頻率最高的幾種，其餘例外交由人員處理，再逐步擴大範圍，這也是我們在客戶現場導入標準化作業時一貫的做法。
- 出口文件可以不離開公司嗎？
- 可以，EgentWrX 有雲端、地端與雲地混合三種部署架構，選擇地端或雲地混合時，出貨與報關資料可以留在公司內部，存放位置依公司的資料政策決定。
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