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SCENARIO 15·財務·數據解讀
每個月比對費用實績和預算，差異要一科一科找出原因
月結之後，財務要把各部門、各科目的費用實績和預算放在一起，算出差異，找出超支或偏離較大的項目，再向部門主管要說明。
差異本身算得出來，花時間的是對齊與追查，實績和預算的科目口徑不一定相同，期間也要對應一致，找到差異之後，還得回到明細看是哪幾筆造成的，而口徑一旦沒對齊，算出來的差異就不可信，後面的說明也跟著失準。
一眼看懂
原本怎麼做
- 匯出費用實績與預算
- 對齊科目，算出差異
- 回到傳票明細找來源
- 請部門主管說明原因
卡在哪裡
實績與預算的科目口徑不一定相同，沒先對齊，算出來的差異就不可信，找到差異之後還得逐筆翻查傳票，才知道是哪幾筆造成的。
交給 AI Agent 之後
- 匯出費用實績與預算
- 對齊科目，算出差異
- 回到傳票明細找來源
- 請部門主管說明原因人工核准
對齊科目、計算差異、回到傳票找出主要來源交給 AI Agent 處理，每一科都寫出預算與實績各是多少，原因與後續要不要調整，由財務和部門主管判斷。
原本怎麼做
- 01匯出當月的費用實績與預算資料
- 02把科目與期間對齊，計算各科目的差異
- 03挑出超支或偏離較大的項目，回到明細查是哪幾筆造成的
- 04整理成差異分析，請部門主管說明原因
A1部門
| 部門 | 會計科目 | 實績金額 |
|---|---|---|
| ≠生產部 | 修繕費 | 128,000 |
| 生產部 | 水電費 | 197,000 |
| !業務部 | 差旅費 | 71,000 |
| !業務部 | 交通費 | 23,000 |
| ≠業務部 | 廣告費 | 96,000 |
| 業務部 | 交際費 | 40,800 |
| ≠管理部 | 訓練費 | 45,000 |
| 管理部 | 文具用品 | 9,500 |
科目彙總100%
A1部門
| 部門 | 預算科目 | 9 月預算 |
|---|---|---|
| ≠生產部 | 修繕費 | 60,000 |
| 生產部 | 水電費 | 180,000 |
| !業務部 | 差旅費 | 80,000 |
| !業務部 | （預算沒有交通費，依註記併入上一列差旅費） | |
| ≠業務部 | 廣告費 | 150,000 |
| 業務部 | 交際費 | 45,000 |
| ≠管理部 | 訓練費 | 30,000 |
| 管理部 | 文具用品 | 8,000 |
9 月預算100%
交給 AI Agent 處理後
做什麼依據的標準產出
- 01做什麼對齊科目依據的標準把實績的會計科目對應到預算科目，名稱或涵蓋範圍不同的地方寫出對應方式與依據產出科目對照說明
- 02做什麼計算差異依據的標準依部門與科目列出預算、實績、差異金額與差異百分比，兩邊各是多少都寫出來，可以直接驗算產出全部科目的預實對照表
- 03做什麼挑出需要說明的項目依據的標準差異同時超過公司定好的比例與金額門檻才列入；只過一個條件的另外交代一句產出需要說明的項目清單
- 04做什麼回到傳票找主要來源依據的標準每一項找出金額最大的一到兩筆傳票，寫出傳票號、日期、摘要與金額，只寫傳票看得到的事實，不推測原因產出差異說明初稿，由財務與部門主管判斷原因與後續處置
- 人工核准
- 差異說明初稿交給財務與部門主管，AI Agent 負責對齊科目、計算差異與找出來源，差異的原因與後續處置由財務和部門主管判斷。
- 用到的平台模組
- 技能、整合
我們對數據解讀類任務的建議是，資料欄位的定義要一致，每個數字都要能回到原始資料驗算，AI 負責理解問題、分類與說明；我們在客戶現場最常看到的失敗原因，則是不同報表的日期、幣別或科目沒有對齊，以及分析結果沒有回到原始明細核對。
01上傳費用實績與預算
- 1上傳 9 月費用實績（彙總與傳票明細）與今年的費用預算。
- 2先把會計科目對應到預算科目，並說明依據。
- 3差異超過 ±10% 而且金額在 10,000 元以上，才需要說明。
- 4不推測原因，也不建議調整預算。
02執行過程
- 1先分析實績與預算兩份檔。
- 2逐表讀取，核對兩邊的科目名稱。
- 3套用科目對應之後計算差異，再回到傳票找主要來源。
03科目對應與預實對照
- 1兩邊科目唯一不一致的是交通費。
- 2依預算檔的註記，交通費併入差旅費比較。
- 3合併之後，業務部差旅費是 94,000 元。
- 4預實對照表標出需要說明的科目。
04需要說明的 4 項
- 1兩個條件同時符合才列入需要說明的清單。
- 2每一項回到傳票，列出金額最大的一到兩筆當主要來源。
- 3差旅費併入交通費之後，超過門檻。
- 4廣告費低於預算 36% 也列入，只寫傳票看得到的事實，不推測原因。
數字
每月節省估計 2 至 6 小時
2–6小時費用實績與預算差異分析的每月節省估計
資料來源：智慧方案輔導的一家汽車零組件製造商，不點名
常見問題
- 實績和預算的科目不一樣，怎麼對齊？
- 先把兩邊科目的對照規則整理清楚，寫進 AI SOP，對齊就交給這套規則，不讓 AI 每次自行判斷，而口徑固定下來之後，每個月的差異才比得起來。
- AI Agent 會解釋差異的原因嗎？
- 會整理成說明初稿，AI Agent 回到明細標出造成差異的主要項目，但差異背後的原因與要不要處置，仍然由財務和部門主管判斷，初稿只是討論的起點。
- 超支門檻可以自己設定嗎？
- 可以，門檻依公司的管理需求訂定，例如超過一定金額或比例，寫進規則之後，AI Agent 每個月都依同一套門檻挑出項目，門檻要調整時改規則即可。
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