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SCENARIO 09·財務·標準化作業

紙本和掃描的單據，每一張都要有人照著輸入系統

單據與發票進來，財務要把上面的日期、對象、品項、金額等欄位逐筆輸入系統、建立檔案，後面的核對與入帳才有資料可用。

這件事不需要什麼判斷，但量大，而且格式五花八門，有紙本、有掃描檔，也有手寫，打錯一個數字要到後面對帳時才會被發現，回頭找又是一段時間。我們輔導的一家汽車零組件製造商，首批穩定下來的任務正集中在單據辨識、建檔作業與核對，因為這類工作的輸入與輸出明確，錯誤也容易被發現。

一眼看懂

原本怎麼做

  1. 收到紙本與掃描單據
  2. 逐欄讀出日期、品項、金額
  3. 輸入系統，建立檔案
  4. 抽查打錯的欄位

卡在哪裡

單據有印刷、有掃描、也有手寫，格式五花八門，打錯一個數字要到後面對帳時才會發現，回頭找又是一段時間。

交給 AI Agent 之後

  1. 收到紙本與掃描單據
  2. 逐欄讀出日期、品項、金額
  3. 輸入系統，建立檔案
  4. 抽查打錯的欄位人工核准

辨識欄位、整理成固定格式、核算金額交給 AI Agent 處理，辨識不清、缺漏或金額算不起來的單據單獨標出，人員確認整批資料之後才輸入系統。

01

原本怎麼做

  1. 01收到紙本或掃描的單據與發票
  2. 02逐欄讀出日期、對象、品項與金額
  3. 03輸入系統，建立檔案
  4. 04抽查或回頭核對打錯的欄位
單據A_範例精密扣件_請款單.png
範例精密扣件股份有限公司　請款單
客戶
範例機械股份有限公司
單號
SP-2609-0415
日期
2026-09-15
項次品名數量單價金額
1內六角螺栓 M8×302,0002.855,700
2六角螺帽 M85,0000.623,100
3平墊圈 M86,0000.281,680
小計10,480
!營業稅 5%
合計11,004
單據B_範例文具行_收據.png
範例文具行　收據
買受人
範例機械
日期
115 年 9 月 18 日
品名數量單位單價金額
A4 影印紙5箱3001,500
碳粉匣1支360360
≠合計新台幣（大寫）壹仟陸佰捌拾元整
≠小寫：NT$1,860
單據C_範例物流_運費請款單.png
範例物流股份有限公司　運費請款單
託運人
範例機械股份有限公司
單號
EL-2609-0721
出車日期
（被污漬蓋住）
備註
運費含稅
項目數量單位單價金額
≠棧板貨運　台中→高雄3板4501,530
偏遠地區加價1趟200200
合計1,730
以上為示意。三張單據就有稅額空白、大寫與小寫金額不一致、日期辨識不清、一行金額算錯，而這些錯誤在逐欄輸入時很容易直接被輸入系統。
02

交給 AI Agent 處理後

  1. 01
    做什麼辨識單據欄位
    依據的標準每張單據讀出單據類型、開立單位、開立對象、單號、日期、品項、數量、單價、金額、稅額與合計；民國年換算成西元年
    產出一個品項一列的建立檔案用資料
  2. 02
    做什麼逐張核算金額
    依據的標準每一行數量乘單價是否等於金額、各行加總是否等於小計或合計、收據的大寫與小寫金額是否一致
    產出金額核算結果
  3. 03
    做什麼標出需要人確認的地方
    依據的標準辨識不清或空白的欄位留空，不用單號或前後文去補；金額對不上的照單據原樣抄寫，不改成算出來的數字
    產出確認清單，寫明哪一張、哪個欄位、單據上寫什麼、哪裡對不上
  4. 04
    做什麼交給人員確認後輸入系統
    依據的標準附上 Excel 檔，要不要請對方重開單據由人判斷
    產出人員確認整批資料之後，才輸入會計系統
人工核准
第 4 步留給人，AI Agent 產出的是建檔作業的草稿，資料經人員確認之後才輸入系統。
用到的平台模組
技能、整合

這家客戶在上線前用手寫單、掃描件與異常欄位做測試，再上線並指定維護者，這一步值得照做，因為辨識最容易出錯的，正是格式不標準的那幾張。這一題只做辨識與建檔作業，拿發票去 ERP 勾稽驗收明細則是另一題發票核對。

01上傳單據與指令

EgentWrX 對話畫面：同仁上傳請款單、收據與運費請款單三張掃描檔，指令寫明民國年要換算、逐張核對金額，辨識不清或空白的欄位留空。
  1. 1上傳三張單據掃描檔：請款單、收據、運費請款單。
  2. 2日期統一寫成西元年，民國年要換算。
  3. 3逐張核對金額，也比對收據的大寫與小寫是否一致。
  4. 4辨識不清或空白的欄位留空，金額照單據抄，不要自己改。

02執行過程

EgentWrX 執行畫面：AI Agent 逐張讀取三張單據圖檔，產生建立檔案用的 Excel，並重算公式檢查錯誤。
  1. 1三張單據逐張讀取。
  2. 2產生建立檔案用的 Excel，並重算公式檢查錯誤。

03需要人確認的地方

EgentWrX 結果畫面：需要人確認的清單列出出車日期辨識不清、一行金額算錯、收據大小寫不一致、請款單稅額空白等問題，並附上建立檔案用的 Excel。
  1. 1出車日期被污漬蓋住，留空，沒有用單號推算。
  2. 23 × 450 應為 1,350，單據寫 1,530，照原樣抄寫並標出差異。
  3. 3收據的大寫 1,680 與小寫 1,860 不一致。
  4. 4稅額欄空白，只說明差額是 524，沒有自己填進去。

04金額核對表

EgentWrX 結果畫面：三張單據逐行核對數量乘單價、各行加總與大小寫，標出稅額空白無法核對、大小寫不符、數量乘單價與金額不符三處。
  1. 1民國日期已換算成西元年。
  2. 2稅額空白，這一項標「無法核對」。
  3. 3收據的大寫與小寫金額不符。
  4. 4數量乘單價與單據上的金額不符。
03

數字

「單據資料辨識」每月節省估計 4 至 12 小時，「發票資料建檔」每月 4 至 10 小時

4–12小時「單據資料辨識」的每月節省估計
4–10小時「發票資料建檔」的每月節省估計

資料來源：智慧方案輔導的一家汽車零組件製造商，不點名

04

常見問題

這一題跟發票核對有什麼不同？
發票核對是拿發票去 ERP 逐筆勾稽驗收明細，找出差異，這一題則是把單據上的資料辨識出來、輸入系統，不做比對，兩者可以前後接起來，先建立檔案，再做核對。
手寫或模糊的單據怎麼辦？
辨識不清的欄位會單獨標出來交給人確認，AI Agent 不自行補填數值，上線前也建議先拿手寫單、掃描件與異常欄位測試過，確認辨識結果穩定之後再正式使用。
一定要接會計或 ERP 系統嗎？
不一定。辨識出來的資料最後要輸入會計或 ERP 系統，建議串接 SQL MCP Server，讓 AI Agent 能對照系統裡的即時資料並直接建立檔案；還沒串接時，也可以像上面的示範一樣先輸出成固定格式的檔案，由人員匯入系統。連接方式要依貴公司使用的會計或 ERP 系統與部署架構評估，可以先預約免費諮詢。

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