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SCENARIO 03·業務·商機追蹤
商機散在每個業務自己的表格和信件裡，該跟進哪一家沒人說得清
業務手上的商機，記在各自的 Excel、信件與通訊軟體裡；主管要知道哪些案子卡住、哪位客戶該回訪，只能在週會上一件一件問。
商機一多，跟進就只能靠記憶，報價送出後多久沒回音、樣品寄了沒有、下次該什麼時候聯絡，都很容易漏掉，而漏掉的往往是一張可能成交的訂單；業務離職或調動時，這些進度也常常跟著人一起帶走。
一眼看懂
原本怎麼做
- 業務各自記在表格與信件
- 週會前各自整理、口頭回報
- 主管逐案詢問該追哪些
- 業務決定怎麼跟進
卡在哪裡
商機散在每個業務自己的紀錄裡，報價送出後多久沒回音只能靠記憶，漏掉的往往是一張可能成交的訂單。
交給 AI Agent 之後
- 業務各自記在表格與信件
- 週會前各自整理、口頭回報
- 主管逐案詢問該追哪些
- 業務決定怎麼跟進人工核准
整理紀錄、依規則挑出該跟進的案子交給 AI Agent 處理，每週產出摘要，要不要跟進、怎麼跟進、報價要不要調整，仍由業務本人決定。
原本怎麼做
- 01業務在自己的表格或信件裡記錄客戶與商機進度
- 02週會前各自整理進度，口頭回報
- 03主管逐案詢問，判斷哪些案子要追
- 04下次什麼時候跟進，由業務自己記
A1日期
| 日期 | 業務 | 客戶 | 方式 | 內容 |
| 2026-08-22 | 業務乙 | 範例塑膠 | 電話 | 確認需求：12 台射出機，每次換油約 40 桶，對方要我們先準備規格比較表。 |
| 2026-09-05 | 業務甲 | 範例電機 | 電話 | 範例電機設備課來電詢問液壓油，先寄型錄。 |
| 2026-09-09 | 業務甲 | 範例精工 | 寄出報價單 Q-2609-031，切削液 20 桶，報價 NT$186,000，等對方回覆。 | |
| 2026-09-10 | 業務乙 | 範例鑄造 | 拜訪 | 拜訪範例鑄造，現場留下 2 桶脫模劑樣品，請他們試用後回饋。 |
| 2026-09-12 | 業務甲 | 範例扣件 | 拜訪 | 送 2 桶潤滑油樣品到範例扣件，裝在兩台滾牙機試用。 |
| 2026-09-12 | 業務乙 | 範例鑄造 | 電話 | 確認範例鑄造已收到樣品，還沒開始試。 |
| 2026-09-16 | 業務乙 | 範例汽配 | 拜訪 | 範例汽配需要沖壓油，確認規格與用量，約好 9/23 再聯絡，屆時對方會給試用機台。 |
| 2026-09-17 | 業務甲 | 範例鋼構 | 電話 | 打電話過去沒人接。 |
| 2026-09-22 | 業務甲 | 範例扣件 | 電話 | 範例扣件說樣品還在試，下次 10/6 再問結果。 |
| 2026-09-24 | 業務乙 | 範例閥門 | 電話 | 範例閥門回覆價格偏高，要內部再評估，請我們看能不能調整。 |
拜訪紀錄100%
A1客戶名稱
| 客戶名稱 | 最近聯絡 | 狀況 | 下次要做 |
| 範例電機股份有限公司 | 9/18 | 已報價，液壓油 10 桶 NT$92,000 | 9/30 再問 |
| 範例齒輪 | 9/20 | 9/15 寄樣 1 桶，9/20 對方說測試中 | 10/1 問結果 |
| 範例五金 | 7/30 | 對方已改用別家，這案結束 | |
| 範例精密 | 10/02 | 已報價，切削液 12 桶 NT$110,400 | 等回覆 |
我的客戶100%
交給 AI Agent 處理後
做什麼依據的標準產出
- 01做什麼整理成商機紀錄依據的標準兩份格式不同的紀錄合併成一家客戶一列，階段只用七種（初次接觸、需求確認、已報價、樣品測試、議價中、已成交、已流失），紀錄裡看不出來的就寫「紀錄未提及」，不推測產出一張固定欄位的商機紀錄表
- 02做什麼依規則挑出該跟進的案子依據的標準報價後超過 14 天沒有回覆、寄樣後超過 10 天沒有測試結果、約定的聯絡日已過，或其他進行中的案子超過 30 天沒聯絡，每一筆寫出觸發哪一條、從哪天起算、過了幾天；剛好卡在門檻或日期有問題無法判定的，另外說明為什麼沒列入產出該跟進清單與邊界情形說明
- 03做什麼標出紀錄本身的問題依據的標準同一家客戶被記成兩筆、內容看不出階段、日期不合理的，列出來並寫明該請哪位業務補充產出待補充清單
- 04做什麼產出每週摘要依據的標準寫出進行中件數、已報價總金額與該跟進件數，不替業務排優先順序，也不擬寄給客戶的信產出週會用的商機摘要，由業務決定下一步
- 人工核准
- AI Agent 整理與提醒到這裡為止，要不要跟進、怎麼跟進由業務本人決定，它不代替業務聯絡客戶，也不決定報價與跟進的優先順序。
- 用到的平台模組
- 技能、例行任務、記憶
我們在客戶現場的觀察是，一支任務若答不出「誰會用、拿什麼資料、產出交給誰」，通常只會留下幾次測試紀錄，放到這一題，就是先講好誰輸入拜訪紀錄、商機紀錄有哪些欄位，以及每週摘要交給誰。
01上傳紀錄與指令
- 1兩份格式不同的業務紀錄一起上傳。
- 2指令寫明四條跟進規則的天數，AI Agent 照同一套標準判斷。
02執行過程
- 1兩份格式不同的紀錄分別讀取、分析。
- 2天數一律以指令指定的基準日計算，系統日期不同也照指定的日子算。
03跟進清單與待補充事項
- 1跟進清單共 5 件，每一筆寫出觸發的規則、起算日與已過天數。
- 2剛好卡在 10 天門檻、或日期有問題無法判定的，另外說明為什麼沒列入。
- 3同一家客戶記成兩筆、日期不合理這類問題，列出來請業務補充。
這一題沒有客戶數字，以上是一般作業的說明。
常見問題
- 一定要先導入 CRM 嗎？
- 不一定。可以像上面的示範一樣，從業務現在用的表格與信件開始，先把商機紀錄的欄位定義清楚；已經有 CRM 的公司，建議串接 SQL MCP Server，讓 AI Agent 能直接查詢 CRM 裡的即時資料。連接方式要依貴公司使用的 CRM 與部署架構評估，可以先預約免費諮詢。
- AI Agent 會自己寄信給客戶嗎？
- 不會，這個流程的設計是 AI Agent 只整理進度、列出該跟進的案子，聯絡客戶與報價由業務本人決定，對外說什麼仍然是業務的責任。
- 業務不想多填資料，怎麼辦？
- 讓 AI Agent 從拜訪紀錄與信件重點整理出欄位，業務就不必另外填表，只是欄位要先定義好，整理出來的紀錄才能互相比對，主管看摘要時也才有同一套基準。
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