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SCENARIO 14·業務·內容生成
每到月初，業務就要把上個月的業績數字重新整理成一份月報
每個月初，業務要把上個月的業績數字整理成月報，從匯出資料、做表到撰寫說明，都要在月初完成，再交給主管與管理層。
數字早就在系統裡，時間花在整理與撰寫上，要套用固定的格式、比較和上期的差異，再寫出成長或落後的原因，而格式每個月都一樣，說明卻每次都要重寫一遍，月初的其他工作也就跟著往後排。
一眼看懂
原本怎麼做
- 匯出上個月業績資料
- 做表、算與上期差異
- 撰寫成長或落後的原因
- 主管審閱後發出
卡在哪裡
格式每個月都一樣，說明卻每次都要重寫，而月初要趕出月報，退貨、重複匯出這類資料問題很容易被漏看，數字一錯，後面的說明也跟著錯。
交給 AI Agent 之後
- 匯出上個月業績資料
- 做表、算與上期差異
- 撰寫成長或落後的原因
- 主管審閱後發出人工核准
整理數字與照範例格式寫初稿交給 AI Agent 處理，加總與比較都能回到明細驗算，成長或落後的原因由業務主管判斷並核對事實，確認之後月報才發出。
原本怎麼做
- 01從系統匯出上個月的業績資料
- 02整理成月報要用的表格，計算與上期的差異
- 03撰寫說明文字，交代成長或落後的原因
- 04主管審閱後發出
A1出貨日期
| 出貨日期 | 訂單號 | 客戶 | 產品線 | 金額（未稅） | 業務備註 |
| 2026/08/31 | SO-2608-118 | 範例模具 | 潤滑油 | 28,000 | |
| 2026/09/01 | SO-2609-001 | 範例精工 | 切削液 | 93,000 | 年約第 2 個月 |
| 2026/09/08 | SO-2609-006 | 範例電機 | 液壓油 | 52,000 | |
| 2026/09/15 | SO-2609-012 | 範例電機股份有限公司 | 液壓油 | 40,000 | |
| 2026/09/16 | SO-2609-014 | 範例塑膠 | 液壓油 | 46,000 | |
| 2026/09/16 | SO-2609-014 | 範例塑膠 | 液壓油 | 46,000 | |
| 2026/09/17 | SO-2609-015 | 範例車業 | 切削液 | 35,000 | 新客戶首單 |
| 2026/09/18 | SO-2609-016 | 範例食品機械 | 潤滑油 | 35,000 | |
| 2026/09/23 | SR-2609-001 | 範例汽配 | 切削液 | -21,000 | 退貨：包裝破損 |
| 2026/09/30 | SO-2609-024 | 範例汽配 | 切削液 | 71,000 |
業績明細100%
範例工業材料
業務月報 2026 年 8 月
- 日期
- 2026-09-02
| 產品線 | 8 月 | 7 月 | 增減 |
|---|---|---|---|
| 切削液 | 468,000 | 440,000 | +6.4% |
| 潤滑油 | 352,000 | 350,000 | +0.6% |
| 液壓油 | 200,000 | 190,000 | +5.3% |
- 本月業績
- 1,020,000
- 目標
- 1,000,000
- 達成率
- 102.0%
承辦核准已核准
1 / 1
交給 AI Agent 處理後
做什麼依據的標準產出
- 01做什麼整理當月業績數字依據的標準以出貨日期落在當月為準，重複的訂單只算一次，退貨扣在原本的產品線與業務；同一家客戶寫法不同的合併計算並列出待確認產出有效的業績明細
- 02做什麼計算加總與比較依據的標準總額、產品線、業務別、前五大客戶與達成率依規則計算，每個數字都能回到明細驗算，與上期的比較取自上個月的月報，百分比四捨五入到小數一位產出月報要用的各項數字
- 03做什麼照範例格式寫初稿依據的標準章節與表格欄位跟上個月的月報一樣；說明只寫業務備註裡有的事實並註明出處，成長或衰退超過 10% 而備註沒提到原因的，寫「原因待業務主管補充」產出月報初稿，最後附上待確認清單
- 04做什麼交給業務主管審稿依據的標準下月目標留空，不替主管推測原因產出業務主管補上判斷、核對事實之後，月報才發出
- 人工核准
- 第 4 步留給業務主管，AI Agent 產出的是初稿，成長或落後的原因要由業務主管判斷，事實核對之後月報才發出。
- 用到的平台模組
- 技能、例行任務、整合
我們對內容生成類任務的建議是，要有既有範例、專有名詞表、禁用語與審稿責任，交付物定位為初稿，而我們在客戶現場最常看到的失敗原因，是只給一句空泛的指令，或為了追求速度省掉事實核對；月報裡的數字，則照數據解讀的做法，每一個都要能回到系統明細驗算。
01上傳業績明細與上月月報
- 1上傳系統匯出的 9 月業績明細與上個月的月報。
- 2以出貨日期為準，重複的訂單只算一次，退貨要扣。
- 3所有加總與百分比都依同一套規則計算。
- 4說明只寫業務備註有的事實，沒寫原因的標「待補充」。
02執行過程
- 1先讀取 8 月月報，沿用同樣的格式。
- 2分析明細之後計算增減百分比與達成率，寫入 9 月月報初稿。
- 3重點數字：業績、達成率、產品線與業務別的增減。
03重點數字與處理方式
- 19 月業績 1,169,000 元，達成率 106.3%，比 8 月增加 14.6%。
- 28 月底的出貨與重複的訂單排除，退貨扣回原本的產品線與業務。
- 3備註沒有寫原因的變化，標「原因待業務主管補充」。
- 4待確認的事項列在初稿最後，交給主管過目。
數字
每月節省估計 2 至 8 小時
2–8小時每月業績月報的每月節省估計
資料來源：智慧方案輔導的一家汽車零組件製造商，不點名
常見問題
- 月報裡的數字可信嗎？
- 可以逐項驗證，每個加總與百分比都能對回系統匯出的明細，AI Agent 負責把數字寫成說明，而發出之前，業務主管仍要核對事實，數字有疑問就回到系統資料確認。
- 可以照我們原本的月報格式嗎？
- 可以，把既有的月報範例、格式與慣用的名詞整理成技能之後，AI Agent 每個月都照同一套產出，格式就不會因為換人而改變，新同仁負責月報時也能直接沿用。
- AI Agent 寫的原因分析可以直接用嗎？
- 不建議直接用，AI Agent 能從數字看出變化，但成長或落後的真正原因，要由熟悉客戶與市場的業務主管判斷，初稿省下的是整理與撰寫的時間，判斷仍然由人負責。
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