看到「最高補助 10 萬元」，主管很容易先問：哪些工具符合資格？申請期限到哪一天？不過，更該先確認的是，補助款用完後，同仁還會不會繼續使用。如果連資料由誰提供、結果由誰檢查、出了問題要找誰處理都說不清楚，就算買到符合資格的工具，也不代表公司真的能把 AI 用在日常工作中。
《數位時代》整理的 2026 年方案顯示，製造業須先完成經濟部 AI 診斷，再依建議採購工具，單案最高補助 10 萬元；服務業訂閱指定 AI 工具可獲得 50% 費用補助，每店最高 10 萬元，而且至少要訂閱 6 個月，實際使用滿 3 個月後才能請款。這些規定已經把「先釐清需求」與「確實使用」納入申請流程。企業還可以多做一步，在送件前先挑一段真實工作流程試跑，確認整套流程走得完、相關紀錄查得到，後續費用也管得住。
先別急著比功能，先把工作拆清楚才知道怎麼驗收
工具展示通常會先使用一份整理好的文件，幾分鐘後，工具就能交出摘要、建議或報表，但公司的日常工作很少這麼整齊。業務製作報價單時，可能要先等採購回覆成本、確認舊客戶的交易條件，再請主管核定特殊折扣；客服整理客訴時，也可能遇到照片不清楚、訂單資料缺漏，或案件已經牽涉品管責任。如果評估時只測「能不能產生答案」，等到正式導入後，同仁還是得處理等待回覆、資料退件和各種例外狀況。
申請前，建議先選一段經常發生、範圍不大的流程，不必一開始就涵蓋整個部門。接著，請實際承辦人寫下五件事：工作從哪份資料開始、依序要做哪些步驟、最後要交付什麼格式、每一步由誰負責，以及遇到哪些情況時必須停下來確認。以採購比價為例，AI Agent 可以整理供應商報價及其中的差異；不過，如果各家規格不一致、交期有疑問，或金額超過部門上限，就應交回採購人員或主管判斷。
試跑時也要使用接近實務的資料，把欄位缺漏、格式不一致及條件模糊的案件都放進去測。驗收時不能只看答案對不對，還要確認承辦人找不找得到原始資料、看不看得懂產出、能不能修正內容，以及是否可以順利把結果交給下一位同仁。如果團隊連輸入資料、交付結果及負責人都還說不清楚，就先縮小範圍再測，不要急著把工具列進採購單。
哪些步驟一定要由人確認？
AI Agent 適合先處理規則清楚、可以重複執行的工作，例如彙整報價欄位、依照既定格式整理客服紀錄，或檢查申請資料是否缺件。至於價格承諾、供應商選擇、客訴賠償及對外回覆，仍要由負責同仁看過內容後做決定。每個需要人工核可的步驟，也不能只寫一句「主管審核」，還要交代清楚：誰有權放行、核可時要看哪些資料、超過多久沒回覆要通知誰，以及退回後要從哪一步重新處理。
企業也要用異常情況測試整套流程。例如，兩份報價使用不同單位時，AI Agent 能不能先標出差異，再交給採購人員判斷，而不是直接選出價格較低的一家？如果客服紀錄缺少訂單編號，流程會先停下來請承辦人補齊資料，還是照樣產生回覆？這些測試是要確認，當資料不足時，工具不會直接跳過原本該由人員負責的步驟，也不會把所有問題都丟給 AI Agent 自行處理。
EgentWrX 可以把可重複執行的任務串成工作流（workflow），並在交棒前設定人工核可；前一段工作完成後，流程會先停下來，等指定人員確認放行。企業評估時，可以請供應商直接用公司的工作流程及例外案件示範，不要只看事先準備好的展示。如果關鍵步驟無法指定由誰核可、如何退回，以及後續由誰負責，就先不要擴大導入。
請款資料要備齊，使用紀錄與預算也得先管好
服務業請款時須檢附發票、系統使用紀錄及操作畫面；相同支出與同一張發票也不能跨政府計畫重複核銷。這些資料是申請補助時要提出的證明，但企業內部還要另外留下工作紀錄，包括 AI Agent 使用過哪些資料、產生了什麼結果、哪些人曾經修改或核可，以及發生異常後如何處理。兩者用途不同：前者交給主管機關審查，後者則讓主管、IT 與稽核人員日後可以查清楚由誰負責，以及當時如何處理。
以 EgentWrX 為例，平台提供可匯出的稽核日誌（audit log），並能用雜湊鏈（hash chain）驗證紀錄是否遭到修改；不過，申請補助時，仍要按照主管機關的要求準備請款文件。預算方面，企業可以按照企業帳戶（tenant）、單位、成員及 AI Agent 設定上限與告警（alert），也能選擇在超過額度時直接攔阻後續使用。這類機制適合用來管理持續使用的成本，但不能取代財務部門對發票、補助及投資抵減的分類作業。
補助金額有上限，經費也可能在公告期限前用完，因此採購評估不能只看補助後第一期要付多少錢。企業應另外列出訂閱費、模型用量、各單位額度、告警門檻及超過額度後的處理方式，並指定每月由誰負責檢視。如果同時規劃申請產創 10-1，還要先確認同一年度符合規定的 AI 設備或軟體，合計金額是否達到 100 萬元；計算投資抵減時，也要扣除已經取得的補助。至於要採用 5% 當年度抵減，還是 3% 分 3 年抵減，應交由財務依公司的營所稅狀況評估。送件前，官方要求的文件、企業內部的操作紀錄及持續使用預算應分開整理，三項工作都指定負責人後，再決定是否採購。
