採購同仁請 AI Agent 整理比價資料、檢查付款條件，再建立付款單。主管打開系統準備核准時，往往會碰到一個難題：前面的資料都準備好了，最後按下確認、送出付款這一步，能不能也交給 AI Agent？如果答案只有「可以」或「不可以」，代表權限切得太粗，出錯時也很難說清楚該由誰負責。
TechOrange 報導，摩根大通、嘉信理財、花旗與美國銀行已限制外部 AI Agent 操作客戶帳戶。各家做法不盡相同，不過大致都把查詢資料與轉移資金分開；美國銀行更主張，資金轉出前應由人員參與授權。這件事對企業的提醒很直接：AI Agent 一旦碰到資金，就要先分清楚唯讀（read-only）、建立草稿、核准與執行各自需要哪些權限，再決定流程要自動化到哪一步。
先把付款拆成五個步驟，再分配權限
企業不必急著討論 AI Agent 能不能付款，可以先把現有流程攤開來看，逐一拆解其中的動作。以供應商請款為例，可以分成查詢、建議、建立付款草稿、核准與執行五個步驟。查詢是讀取採購單、驗收紀錄與應付帳款；建議是比對付款條件、到期日與折扣；建立草稿是填好收款人、帳號、金額與付款日期，但還沒有送出。接著由有權責的人員核准，到了執行這一步，資金才會離開公司帳戶。
這五個步驟不應共用同一組權限。如果 AI Agent 只負責前三步，就不需要取得核准或匯款權限；核准人也不能因為 AI Agent 已經整理好資料，就只看摘要，沒有檢查收款帳號、金額與憑證。同一個身分如果能建立付款資料，又能核准及執行，原本的職務分工就形同虛設，事後也很難查出錯誤究竟發生在哪一步。
團隊可以先挑一項付款流程，把這五個步驟畫出來，並在每一步旁邊寫清楚：可以讀取哪些資料、可以新增哪些欄位、誰有權核准，以及最後由哪個系統送出付款。如果這四件事目前還說不清楚，就先不要把執行權限交給 AI Agent。
遇到哪些情況，一定要停下來等人確認？
人工核可不能只設在流程的最後一步。只要金額超過部門的授權上限、收款帳號與主檔資料不一致、發票或驗收資料有缺漏、付款對象是第一次出現，或 AI Agent 找到的資料彼此矛盾，流程就應停下來，讓指定人員查看原始文件與資料差異。核准畫面也要列出核准人需要判斷的內容，不能只放一個「同意」按鈕。
團隊還要事先寫清楚三種情況該怎麼處理：核准後進入哪個步驟、退回後由誰補齊資料、逾時沒有人處理時，是否取消這次付款。否則，即使流程設了人工核可，實際使用時仍可能因為急著付款，改用 Email、通訊軟體或人工輸入處理，最後又多出一條沒有人管理的付款路徑。
EgentWrX 可以把幾項任務串成工作流，並在交棒前設定人工核可。AI Agent 完成前段工作後，流程會先停下來，等待人員確認放行。第一階段建議只讓 AI Agent 透過公司內部網路，以唯讀方式查詢必要資料；對外連線則預設關閉，只有經過審查的必要網域才能開放。等團隊確認核可條件、退回處理方式與異常通報都能按照規則運作，再評估是否增加後續權限。
出錯之後，能不能查出誰做了什麼？
付款流程留下的紀錄不能只有「成功」或「失敗」。企業需要保存 AI Agent 讀取過哪些資料、產生了哪一版付款草稿、根據哪些文件提出建議、由誰在什麼時間核准，以及系統最後執行了哪一筆交易。如果資料有缺漏，也要保留 AI Agent 當時實際看到的內容，否則日後只能看到付款結果，無法查出問題出在來源資料、判斷規則、人工核准，還是系統串接。
各單位的責任也要在規劃紀錄方式時一併訂清楚。業務單位負責確認付款條件與例外規則，財務負責管理核准及執行權限，IT 與資安負責身分驗證、連線範圍與紀錄保存，稽核單位則定期抽查。企業也要在採購與簽訂合約時，確認工具供應商負責到什麼程度，至少要問清楚：發生錯誤時可以提供哪些紀錄、如何協助調查，以及哪些人可以存取這些資料。
EgentWrX 的稽核日誌可以記錄 AI Agent 做過的操作，並以雜湊鏈（hash chain）驗證紀錄是否遭到修改；管理者也能從匯出中心匯出資料，交由資安或稽核單位查核。導入團隊可以先用測試付款，分別走完正常、退回與異常流程，確認每一步都查得到操作人、核准人與當時使用的資料，再決定是否讓流程處理真實款項。
