業務想用 AI Agent 查歷史報價，採購想用它整理供應商資料，客服則希望它讀取客戶紀錄。做概念驗證時，團隊在意的是回答好不好；準備正式上線後，主管要處理的問題就不一樣了：AI Agent 可以連上哪些系統、能看到哪些人的資料、可不可以修改內容，出了問題又該從哪裡查起？
如果等到功能做完才補上治理規範，IT 與資安只能在既有設計上追加限制，業務也容易把測試階段的方便當成正式需求。因此，我們建議在上線前先訂清楚連線、權限與稽核規範，而且第一波開放的範圍寧可小一點：內部資料先開放讀取、不開放寫入，外部網域經逐一審查後再開放，每次操作也都要留下可供查驗的紀錄。
先限制 AI Agent 可以存取哪些資料，再決定可以執行哪些操作
奇美醫院的做法提供了很好的參考。院方從 2005 年開始累積資料分析能力，後來陸續投入疾病風險預測、生成式 AI（generative AI）文書協作，再逐步走向 AI Agent。不過，AI Agent 目前還沒有正式上線，因為資料治理與安全執行環境仍需要補強。院方用「龍蝦池」比喻安全沙盒（Sandbox），也就是讓程式在受到限制的環境中執行，避免直接影響正式系統，或接觸原本不該存取的資料。
企業可以先列出兩張清單。第一張列出資料來源，包括訂單資料庫、報價檔案、供應商資料與客服紀錄；第二張則列出 AI Agent 可能執行的操作，包括查詢、下載、寄送、建立草稿與寫入系統。允許 AI Agent 讀取資料，不等於可以整批匯出；允許它建立報價草稿，也不等於可以直接寄給客戶。把資料來源和操作權限分開列出來，主管才能清楚看出風險究竟在哪裡。
第一波上線可以先把讀取與寫入分開。AI Agent 先負責查詢內部資料、整理差異及產生草稿，再交由同仁確認；至於修改主檔、核定價格、送出採購單或更新客戶狀態，暫時仍由原有系統與簽核流程處理。對外連線也不要一次全部開放，而是逐一列出必要的網域、用途與負責人，沒有列入清單的連線一律拒絕。
進行上線審查時，可以先要求專案團隊提出資料來源、允許操作與外部網域三份清單，再用實際帳號測試系統是否真的能擋下越權存取與禁止寫入的操作。如果連這三份清單都還寫不清楚，就先不要擴大功能範圍。
權限不能只寫在提示詞裡，還要按照職務與組織分工設定
如果「只能看自己部門的資料」這項規定只寫在提示詞裡，它仍然只是給模型看的文字指示，無法取代身分驗證與系統權限。企業要先回答三類問題：哪些人可以使用哪個 AI Agent、每個 AI Agent 可以讀取哪些單位的資料，以及哪些人可以調整連線與後台設定。如果這三類權限都集中在同一個管理者帳號，出了問題之後，就很難分辨究竟是業務需求、操作失誤，還是有人不當變更了設定。
以報價流程為例，業務可以查詢自己負責客戶的歷史訂單並建立草稿，業務主管可以查看單位內的案件，IT 負責設定連線，資安則負責檢查異常紀錄。採購比價也可以採用相同原則：承辦人只能看到指定供應商與品項，不能因為不同單位共用同一個 AI Agent，就連其他單位的合約條件也一併開放。這些規則都要實際設定在帳號、角色與資料範圍中，不能期待使用者每次對話時都主動提醒 AI Agent。
建議 IT、資安與業務負責人共同製作角色矩陣（role matrix），逐項寫清楚各角色可以使用哪些功能、查看哪些資料、調整哪些設定，以及需要由誰核准。測試時，團隊除了確認正常流程可以順利完成，也要模擬使用者所屬單位不符合授權條件、帳號已停用，或嘗試存取未授權資料等情況，進行反向測試；確認系統確實會拒絕這些操作後，再按照實際工作需要逐步放寬權限。
留下紀錄還不夠，還要查得出誰做了什麼
AI Agent 出錯時，只留下最後產出的文件並不足以追查問題。企業還要查得到是哪位使用者發起任務、AI Agent 讀取過哪些資料、呼叫過哪些工具、何時遭到系統拒絕，以及哪些人修改過權限。如果稽核紀錄可以任意刪改，或有人下載紀錄卻沒有留下痕跡，資安與內稽仍然無法還原事情經過。
奇美醫院正在研究一種分工方式：先由 AI Agent 理解並規畫任務，再由機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）執行固定操作。企業也可以用這種方式劃分責任，讓 AI Agent 負責整理資訊並提出下一步建議，RPA 則只執行事先定義好、結果可以預期的操作。遇到付款、核定價格、修改客戶主檔或對外寄送等工作時，流程就先停下來，等待負責人確認。企業不需要一開始就讓 AI Agent 在理解任務後直接修改正式系統。
EgentWrX 可以透過同一套管理機制落實上述限制：AI Agent 可透過公司內網讀取資料庫，內部資料庫的連線可設定為只能讀取、不能修改，對外網域則逐一審查放行；前台與後台權限分開管理，管理者可以按照單位與自訂角色限制功能及資料範圍；稽核日誌（audit log）可以查詢、匯出，並使用雜湊鏈（hash chain）驗證紀錄是否遭到修改，就連管理者下載稽核紀錄，也會留下紀錄。這些機制讓企業可以實際限制操作並查核紀錄，但企業仍要自行決定哪些流程可以開放，以及由誰負責核准。
正式上線前，應先訂出資安或內稽每週、每月要抽查哪些紀錄，至少要涵蓋 AI Agent 的執行情況、權限異動與稽核資料下載，同時也要寫清楚停用條件、通報對象與追查步驟。等到團隊可以從紀錄中回答「誰在什麼時間、使用哪項權限、做了什麼」，再評估是否開放下一個資料來源或寫入操作。
