當公司把 AI 用於績效評估、懲戒或解僱流程，主管通常仍會保留最後核准權。不過，畫面上多了核准按鈕，不代表主管已經完成實質審查；如果主管只能看到系統結論、沒有時間查核依據，也無權退回或中止流程，人工核准就只是替自動化結果蓋章。
企業真正要保留的，是主管能獨立判斷的空間。這需要明定誰負責審查、必須查哪些依據、碰到什麼情況不得放行，以及如何留下可追查的紀錄。AI 可以參與前段流程，但重大人事決定仍應由有權責的人作成，並且說得出理由。
有主管核准，為什麼仍可能不算實質審查？
iThome 報導，加州簽署 SB 947，成為全美首個禁止雇主完全依賴 AI 作成懲戒或解僱決定的州。企業仍可在人事管理中使用 AI，但人類不能只接受系統結果，必須實質審查。同期的 SB 951 要求企業揭露因 AI 系統導致大規模裁員、遷移或終止營運的相關資訊；AB 1883 則禁止雇主利用 AI 職場監控系統推測員工的情緒或心理狀態。
這則新聞對台灣企業的提醒很直接：主管是否經手案件，與是否實際作出判斷，是兩回事。主管若只看到依出勤、績效或客訴紀錄產生的分數與建議，無法檢查資料來源、適用規則及員工說明，就很難證明自己曾經獨立判斷。系統輸出可以成為參考，但不能取代對事實與情境的確認。
企業也不必把所有日常人資作業都套上最嚴格的程序，否則流程會變得難以執行。HR、IT 與法務可以先盤點績效評估、懲戒、解僱及其他會明顯影響員工權益的流程，標出 AI 介入的環節，再確認哪些節點絕對不能自動往下執行。第一步先問：公司目前有哪些重大人事流程，會在主管看到完整依據前就產生建議或進入簽核？
實質人工審查要讓主管看什麼、做什麼？
企業應把實質審查寫成可執行的程序，不能只在管理辦法裡寫「由主管確認」。至少要把四件事說清楚。
指定審查責任。 公司要明定由哪個職務審查、是否需要 HR 或其他主管會簽，以及審查者若有利益衝突時由誰接替。只寫「權責主管」往往不夠，因為跨廠區或涉及直屬部屬的案件，容易出現責任不清的情況。
列出必要依據。 審查者不能只讀 AI 輸出的分數、摘要或建議，還要看到公司實際採用的工作規則、相關紀錄與員工說明。不同決策需要的資料不一樣，因此企業應按流程列出必看項目，也要讓主管知道哪些資料尚未取得，避免把缺漏當成沒有問題。
設定停止條件。 資料不完整、來源互相矛盾、案件超出既有規範，或主管無法用公司制度與案件事實說明理由時，流程就應停止。主管必須擁有不核准的權限，也不能因為系統已經提出建議，就被時限或層級壓力迫使放行。
規定退回方式。 退回不能只留下「請補充」四個字，審查者應寫明缺少哪些紀錄、哪一項判斷要重查、補正後由誰再次審查。若公司沒有明確的退回項目，主管可能只會把同一份結果逐級轉交，最後仍照原案核准。
企業可以先選一條高風險流程試行，拿既有的空白表單或模擬案件走一遍，檢查審查者是否看得到必要依據、能否停止與退回，以及最後的理由是否足以讓另一位主管理解。先把這四件事寫進一條流程，再逐步套用到其他重大人事決策。
人工核可如何真正攔住流程，並留下紀錄？
制度寫得再清楚，如果系統允許流程跳過核准節點，主管仍可能只在事後補簽。企業因此要把人工核可設為工作流（workflow）中的必要關卡，並明定前一階段完成後，指定角色必須檢查必要依據與停止條件；在指定角色核可前，系統不能執行下一階段。核可畫面也應要求主管留下理由，退回時則要填寫重查項目，避免只有同意或不同意兩種選項。
EgentWrX 的任務可以接成工作流，並在交棒前設定人工核可閘，流程會停下來等待人員放行。這項機制適合用在重大人事流程的關鍵節點，讓人工審查成為不能略過的步驟；不過，企業仍要自行定義核可人、查核項目、停止條件與退回規則，平台機制不能代替制度設計。
企業也不能只留下最後結果。HR、IT 與法務應共同訂出留痕清單，至少能回答 AI 參與了哪些流程作業、誰在何時核可或退回，以及系統是否曾在未經核可的情況下繼續執行流程。EgentWrX 的稽核日誌可以查詢及匯出，並以雜湊鏈（hash chain）驗證紀錄完整性；管理者下載稽核紀錄的行為也會留下紀錄。
導入團隊可以每季抽查重大人事流程，確認核可前後的流程紀錄是否連貫、退回理由是否具體，以及有沒有未經核可就往下執行的情況。先把一條流程的人工核可閘與留痕清單建好，再邀請 HR、IT、法務及實際核可主管共同走查，會比只增加核准按鈕更接近實質人工審查。